기장업체가 결산보고서 PDF를 보내 주면 대만 자회사의 회계자료 인계가 끝난 걸까요? 세무기관의 적법한 조사에서는 매출과 소득을 증명하는 장부·증빙도 정해진 기간 안에 제시해야 합니다. 장부증빙 관리방법 제28-1조의 의무입니다. 한국 본사에 보고서를 보냈다는 사실만으로는 어떤 자료를 다시 열어 볼 수 있는지 알 수 없습니다.
보관기간은 결산 절차 종료에서 시작합니다
상업회계법 제38조는 회계증빙을 연도 결산 절차 종료 후 최소 5년 보관하도록 합니다. 장부와 재무제표는 최소 10년입니다. 업체 변경일이 기준은 아닙니다.
증빙 중 영구 보존 대상이나 미결 회계사항에 관한 자료에는 예외가 있습니다. 장부·재무제표도 미결 회계사항에 관한 자료라면 10년만으로 보관 종료를 판단하지 않습니다. 전자 저장 자료에도 같은 기간과 예외를 적용합니다(전자방식 회계자료 처리방법 제9조). 인계 목록에는 자료의 연도와 종류, 결산 절차를 마친 시점, 미결 사항 유무를 함께 적는 편이 좋습니다.
스캔한 종이 원본을 폐기하는 조건
이전 업체가 스캔을 마쳤다면 원본 상자는 비워도 될까요? 장부증빙 관리방법의 제26조와 제27조는 일반적인 전자 보관 전환에 조건을 둡니다. 해당 연도 법인세 확정신고가 세무기관의 조사·결정을 거친 뒤, 관할 세무기관의 승인을 받고 자료를 순서대로 전자 매체에 저장하여 법정 기간 동안 보관하는 절차입니다. 미결 회계사항은 제외하며, 증빙은 영구 보존 대상도 제외합니다.
공개발행회사, 금융지주회사, 증권·선물·은행·어음금융·신탁·보험업 및 그 자회사가 규정에 맞게 전자 처리·보관하는 자료에는 별도 특례가 있습니다. 외국계라는 이유만으로 이 특례에 들어가지는 않습니다. 처음부터 전자적으로 발급·전송·수신한 원시 증빙은 제21조가 전자 매체에 저장하도록 정하므로, 종이를 뒤늦게 스캔한 경우와 구분해 인계 목록에 표시합니다.
재난 예외도 있습니다. 장부가 불가항력 재난으로 훼손·멸실되고 관할 세무기관이 이를 확인한 경우입니다(제26조 제1항). 업체를 바꾸면서 파일을 찾지 못하는 상황을 곧바로 이 예외로 볼 수는 없습니다.
보관 장소와 열 수 있는 파일
장부·증빙은 원칙적으로 영업장소에 두어 세무기관의 조사에 대비해야 합니다. 제25조가 정한 예외는 불가항력 재난 손실의 긴급 방지, 관계기관의 공무상 열람, 적격 회계사에게 감사·인증을 위해 보내는 경우입니다. 단순히 기장을 외주로 맡겼다는 사정이 마지막 예외와 같지는 않습니다.
전자파일을 받는다면 새 담당자가 직접 열어 보는 단계까지 인계에 넣을 수 있습니다. 제28-1조는 규정에 맞게 전자 처리한 장부·증빙, 전자 발급·전송·수신한 원시 증빙 등 열거된 자료의 전자파일 제출을 허용합니다. 조사자가 읽지 못하거나 내용이 완전하게 표시되지 않으면 사업자가 장부·증빙 또는 관련 서류를 인쇄하거나 제공할 책임이 남습니다. 파일명만 있어서는 부족합니다.
프로그램 설명서도 인계 대상이 됩니다
전자방식 회계자료 처리방법 제3조는 접근 권한, 입력·처리·출력 검증, 백업 관리 등을 서면 내부통제로 정하도록 합니다. 제10·11조는 회계자료 처리 매뉴얼의 작성·갱신과 내용을 정하고, 담당 또는 주관 회계인원의 직무가 해제·변경될 때 매뉴얼을 인계에 포함하도록 합니다. 계정코드와 중국어 명칭의 대응표, 백업·복원 절차도 매뉴얼에 들어갑니다.
반환기한은 계약에서도 봅니다. 파일 형식과 원본 반환 범위도 계약 내용과 실제 업무를 대조할 사항입니다. 위 조문에서 모든 업체에 공통인 반환기한을 도출할 수는 없습니다. 실무 인계표에는 다음처럼 수령 사실과 확인 결과를 나누어 적을 수 있습니다. 법정 서식은 아닙니다.
| 인계 자료 | 수령 후 확인할 내용 |
|---|---|
| 장부·증빙·재무제표 | 대상 연도, 빠진 기간, 종이 원본의 위치, 미결 사항 |
| 전자파일과 접근 권한 | 새 담당자가 실제로 열고 전체 내용을 출력할 수 있는지 |
| 매뉴얼과 백업 | 계정코드 대응표, 복원 절차, 담당자 변경에 따른 인계 기록 |
기존 업체의 접속 권한을 종료하기 전에 새 담당자가 한 회계기간의 장부에서 관련 증빙까지 찾아 보는 방식으로 인계를 확인할 수 있습니다. 보고서 수령과 함께 기록이 다시 읽히는지도 남기는 것입니다. 재무제표 감사·법인세 인증의 적용 기준은 기존 회계·감사 안내에서 다룹니다.
참고한 공식 자료
확인일: 2026년 10월 14일. 대만 자회사의 자료 보관을 다루며 한국 본사의 별도 신고·보관 의무를 대체하지 않습니다.
자주 묻는 질문
- 기장업체를 바꾼 날부터 보관기간을 다시 세나요?
- 상업회계법 제38조의 기산점은 연도 결산 절차를 마친 때입니다. 증빙은 원칙적으로 최소 5년, 장부와 재무제표는 최소 10년입니다. 증빙의 영구 보존 대상과 미결 회계사항, 장부·재무제표의 미결 회계사항에는 예외가 있으므로 기간만 보고 폐기해서는 안 됩니다.
- 영수증과 장부를 스캔하면 종이 원본을 버려도 되나요?
- 스캔만으로 원본 폐기 요건을 충족하지는 않습니다. 장부증빙 관리방법 제26·27조의 일반 절차에는 해당 연도 법인세 신고의 조사·결정, 세무기관 승인, 순서에 따른 전자 보관과 잔여 보관기간 준수가 포함됩니다. 영구 보존·미결 사항의 제외 범위와 특정 회사의 별도 특례도 확인해야 합니다.
- 이전 업체의 프로그램에서만 열리는 파일을 받아도 되나요?
- 계약상 인계 방식과 별도로 세무조사 때 자료를 제시할 수 있어야 합니다. 관리방법 제28-1조는 허용된 전자파일을 조사자가 읽지 못하거나 내용이 완전하게 표시되지 않으면 사업자가 장부·증빙 또는 관련 서류를 인쇄하거나 제공할 책임을 정합니다.
이 글은 일반적인 정보 제공을 위한 것이며, 개별 사안에 대한 법률 자문이 아닙니다.
