Cosmétiques français à Taïwan : reprendre le PIF lors d’un changement d’importateur

Chaque nouvel importateur taïwanais d’une marque française doit enregistrer les cosmétiques qu’il importe, même si son prédécesseur avait déjà enregistré les mêmes références. La FAQ de la TFDA du 7 août 2026, page 30 rattache cette démarche à chaque opérateur responsable.

Les essais déjà réalisés peuvent néanmoins être réutilisés. Dans sa FAQ sur le PIF, page 28, la TFDA admet que deux entreprises conviennent de partager certaines données, à condition qu’elles soient exactes, complètes, traçables et adaptées au produit réel. Pour la marque, la négociation porte donc aussi sur le droit d’utiliser les rapports et sur leur remise effective au nouvel opérateur.

Ce que l’accord de passation doit permettre de retrouver

Composition, qualité et sécurité du cosmétique sont documentées dans le PIF, le dossier d’information du produit. Selon l’article 3 du règlement applicable, il contient les informations sur l’importateur, la preuve d’enregistrement, les éléments techniques et l’évaluation de sécurité signée. Les données modifiées doivent être actualisées. Les pièces en français doivent être traduites. Le chinois et l’anglais sont admis.

Avant de fixer la première livraison du nouveau partenaire, la marque peut lui faire vérifier un dossier complet pour chaque référence reprise. Le bordereau de remise devrait identifier la version de la formule, les rapports utilisables et les photographies du conditionnement taïwanais, en distinguant les pièces déjà reçues de celles qui restent à obtenir. Une liste de fichiers sans accès aux pièces ne permet pas cette vérification.

Qui détient les droits sur un rapport payé par l’ancien importateur ? L’accord avec le laboratoire ou l’évaluateur peut réserver certains usages au donneur d’ordre initial. La faculté de partage décrite par la TFDA ne tranche pas ce contrat. Les droits existants sont à vérifier. Une autorisation complémentaire peut nommer le nouvel importateur et les références concernées, préciser l’usage réglementaire des documents, puis organiser les droits d’accès pendant toute la durée de conservation requise, même après la fin de la collaboration commerciale.

Pour une gamme déjà vendue en France, les éléments du dossier européen qui satisfont aux exigences taïwanaises peuvent être repris : la TFDA le confirme en page 27. Cette possibilité évite de reconstituer les mêmes données. Elle ne dispense pas de contrôler les pièces manquantes, ni la qualification du signataire de l’évaluation selon les articles 4 à 6 du règlement taïwanais.

Des secrets de formulation accessibles lors d’un contrôle

Le fabricant français peut souhaiter conserver la formule détaillée dans son propre système. La FAQ PIF, page 25 prévoit cette organisation, y compris un stockage distant, lorsque les données relèvent de secrets commerciaux. L’importateur doit être en mesure de les fournir ou d’en permettre la consultation à l’autorité lors d’un contrôle.

Dans ce cas, la passation peut prévoir une personne habilitée à ouvrir les documents, un accès de secours et la conservation des versions antérieures. La clause de confidentialité doit permettre cette communication réglementaire. Un essai d’accès avec le nouvel opérateur, sans divulgation au-delà des personnes autorisées, permet de repérer un compte fermé ou un fichier illisible avant le départ de l’ancien partenaire.

Les articles 7 et 8 du règlement PIF imposent une conservation sur papier ou support électronique pendant au moins cinq ans à compter du lendemain de la dernière mise sur le marché du produit. Ils rattachent le lieu de conservation à l’adresse du fabricant ou de l’importateur portée sur l’étiquetage. L’ancien opérateur doit donc préserver les moyens de répondre à ses propres obligations après la fin de la distribution. La remise d’une copie au successeur ne justifie pas l’effacement de ses archives.

Après la résiliation, le délai de conservation reste à calculer à partir de la dernière mise sur le marché. Les parties devraient documenter cette date pour les références concernées et préciser qui conservera les pièces permettant de l’établir.

Une formule inchangée peut avoir un dossier à actualiser

Lorsqu’une autre société reprend l’importation, les informations sur l’opérateur et la preuve de son enregistrement doivent correspondre à cette nouvelle situation. Un simple changement de nom ou d’adresse de la même entreprise suit les règles de modification prévues à l’article 7 du règlement d’enregistrement et dans la FAQ de la TFDA. Il ne faut pas confondre ces deux opérations.

L’étiquetage mérite une vérification séparée. L’article 7 de la loi sur la sécurité des cosmétiques exige notamment les coordonnées du fabricant ou de l’importateur ; il interdit aussi au vendeur de modifier l’étiquette ou l’emballage pour revendre le produit. Pour les anciens lots, l’accord de sortie ne devrait donc pas prévoir un réétiquetage improvisé par le revendeur. Le rôle de chaque opérateur et le traitement réglementaire des lots doivent être établis avant toute intervention.

La version conservée du PIF doit suivre les changements effectifs du produit et de ses informations. Un nouveau conditionnement, une formule révisée ou une information de sécurité reçue après la passation peut imposer une mise à jour au titre de l’article 3. L’accord peut désigner qui transmettra ces informations à l’ancien et au nouvel importateur, avec un interlocuteur de remplacement si la collaboration prend fin.

La dernière étape du calendrier PIF est entrée en vigueur

L’avis officiel de la TFDA a prévu trois étapes. Depuis le 1er juillet 2024, les produits correspondant aux usages et critères de composition de sa première catégorie sont concernés, notamment certains produits solaires, de coloration ou de permanente, antitranspirants et produits de blanchiment dentaire à domicile. Depuis le 1er juillet 2025, l’obligation couvre les produits pour bébés, lèvres et yeux, ainsi que les dentifrices et bains de bouche non médicamenteux.

Le 1er juillet 2026, elle a été étendue aux autres cosmétiques, à l’exception des savons solides artisanaux produits dans un lieu de fabrication dispensé d’enregistrement d’usine. L’article 4 de la loi exige que le dossier et l’enregistrement soient établis avant la fourniture, la vente, la remise gratuite, l’exposition publique ou la mise à l’essai auprès des consommateurs. La passation ne reporte pas ces obligations.

Pour soumettre une difficulté de remise des documents en droit taïwanais, un premier résumé non confidentiel peut être envoyé à wei@hoveringlaw.com.tw, sans joindre la formule. Les consultations ont lieu en anglais, chinois, coréen ou japonais ; le mode de communication doit être confirmé si aucune de ces langues ne convient, et la réception du message ne vaut pas acceptation d’un mandat.

Lors de la signature de l’accord de passation, le bordereau devrait permettre de retrouver la version du dossier, son détenteur et l’accès convenu pour chacun des produits repris.

Sources et portée

Sources consultées le 25 octobre 2026. Cette présentation concerne les obligations taïwanaises et la préparation d’un accord de passation ; elle ne valide pas un dossier technique, une formule ou une opération de réétiquetage particuliers.

• TFDA : FAQ sur l’enregistrement des cosmétiques, version du 7 août 2026, pages 21–22 et 30.
• TFDA : FAQ sur le PIF, version du 24 juin 2026, pages 23, 25 et 27–28.
• Règlement sur le dossier d’information des cosmétiques, articles 3 à 8.
• Règlement d’enregistrement des cosmétiques, article 7.
• Loi sur la sécurité des cosmétiques : article 4 et article 7.
• TFDA : catégories de produits et dates d’application du PIF.